WWS Geschäftsbericht 2020

Die WWS Herford verwaltet einen eigenen Im- mobilienbestand von 3.733 Wohnungen, 35 Ge- werbeeinheiten, 834 Garagen, 1.179 Carports bzw. Autostellplätzen und 85 Abstellräumen. Damit gibt es fast 6.000 laufende Mietverhält- nisse. Die Mietverträge und weitere mietver- tragsrelevante Unterlagen sind bei der WWS bis Ende 2019 in Mieterakten abgeheftet worden. Zur Umstellung auf die digitale Mieterakte hat die WWS mit dem Unternehmen DATASEC information factory GmbH, einem Dienstleister im Bereich des Dokumentenmanagements, zusammengearbeitet. Das gesamte Team des kaufmännischen Immobilienmanagements der WWS Herford hat zunächst alle Mieterakten ge- sichtet und inhaltlich sortiert. Danach wurden alle Akten unter sensiblen Datenschutzbedin- gungen zum DATASEC-Firmensitz nach Siegen gebracht und dort eingescannt. Während dieser Zeit legte das Projektteam der WWS die inhalt- liche Kategorisierung der neuen digitalen Akte fest. Nach dem Abschluss des Scanvorgangs hat DATASEC die digitale Mieterakte doku@web in- klusive Inhalt ausgeliefert. Die Mitarbeiter konn- ten sofort auf doku@web zurückgreifen und neue Inhalte in der papierlosen Akte ablegen. Zudem ist eine Verknüpfung zwischen digitaler Mieterakte und dem bestehenden SAP-System eingerichtet worden. Jeder Mitarbeiter kann von seinem Arbeitsplatz aus die gewünschten Infor- mationen abrufen, was die Kundenbetreuung deutlich erleichtert und verbessert. Umstellung auf eine papierlose Bearbeitung Digitale Mieterakte erleichtert die Kundenbetreuung 13 Blick auf das Jahr 2020